בכל חגיגה או אירוע שאנו מקיימים חשוב לנו נוכחות מירבית של המזומנים, בייחוד כאשר מדובר באירוע משפחתי. אירועים משפחתיים בנויים על המפגש והחוויה המשותפת, ואין זה פשוט למצוא תאריך אחד המתאים לכולם. אספנו עבורכם מגוון טיפים להפקת אירוע משפחתי בצורה טובה ובנוכחות מקסימלית.
בחרו מועד שנתי קבוע והתבייתו עליו
ישנם חגים אשר המדינה מציינת אותם, ולעיתים הם אף נחשבים כימי חופש, אולם תוכנם אינו מוגדר כל כך. חגים אלו כוללים למשל את יום העצמאות, ל"ג בעומר, יום ירושלים וכדו'. כדאי למצוא תאריך כזה ולקבוע על גביו מפגש משפחתי באופן קבוע. בדרך זו מובטח לכם כי המפגש יישמר באופן שנתי, והאנשים יודעים מראש לא לקבוע תוכניות ליום זה.
קביעת תאריך לאירוע חד פעמי
במידה ומדובר באירוע חד פעמי, כדאי לקבוע את התאריך שלו מספר חודשים מראש, על מנת לאפשר לאנשים לפנות את הלו"ז שלהם ולהיות נוכחים במפגש. בנוסף, השתדלו לקבוע את המפגש בזמנים שבהם הפנאי של רוב האנשים גדול יותר, למשל חופשים (חופש גדול, חופש פסח, חגים באופן כללי וכדו') או סופי שבוע. שימו לב כי לעיתים קביעת אירוע בסוף השבוע עלולה לייקר את ההוצאות (אולם, אוכל, מפעיל וכדו') ויש להתחשב בכך בקביעת התקציב.
הבטיחו נוכחות על ידי ריענון
הימנעו מלחזור בכל שנה על אותם הדברים, אלא נסו ליצור שינוי וריענון בכל מפגש. הגיוון יכול להתבטא במיקום המפגש, סוג המפגש (טיול, מסעדה, אטרקציה, הופעה, מסיבת בריכה וכדו'), האומן המופיע וכדו'. גיוון וריענון המפגשים יבטיח כי אצל המשתתפים תתפתח תחושת ציפייה לקראת המפגשים הבאים, ויגדיל את הסיכוי שיגיעו גם בפעמים הבאות.
תנו מקום של כבוד לילדים
ישנה נטייה בקרב מארגני המפגשים המשפחתיים להתייחס בתוכנית האומנותית למבוגרים בלבד ולהתעלם מהילדים. חשוב להתאים את התוכנית גם עבור הדור הצעיר, כיוון שכאשר הילדים אינם נהנים להגיע, הסיכויים של המפגש להתבטל גדלים בכל שנה. במבט לעתיד, אם הילדים אינם נהנים להגיע למפגשים, ברגע שהם מתבגרים הם חדלים להגיע והמפגש נידון להכחדה.
חפשו הפעלה המתאימה למבוגרים ולילדים כאחד
כפועל יוצא מהסעיף הקודם, השתדלו למצוא תוכנית או הפעלה המיועדת הן לילדים והן למבוגרים. כמובן שהדבר קשה ולעיתים יש צורך להתפשר על חלק מקהל היעד, אולם רצוי לחפש סוגי הפעלות המתאימות למגוון גדול של גילאים ככל האפשר. דוגמא להופעה כזו הינה הופעת קוסם. מופע קסמים כמו של יאגו – קוסם לילדים, הינו דוגמא מצוינת להפעלה אשר מתאימה לקהל מגוון – גדולים וקטנים כאחד.
מיקום
הימנעו מלקבוע מפגשים במקומות נידחים אשר דורשים זמן נסיעה רב. זיכרו כי המפגש הוא העיקר, ושאלת המיקום היא משנית לו. מיקום בינוני וקרוב עדיף על מיקום מצוין אבל רחוק, כיוון שנוכחות האנשים מושפעת רבות ממיקום המפגש.
